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Conservazione Sostitutiva Elettronica: perché è importante?

Con il termine di Conservazione Sostitutiva Elettronica, si intende un processo informatico ben preciso, che consente di elaborare, trasmettere e archiviare un documento con il medesimo valore legale di un atto su supporto cartaceo. La Conservazione Sostitutiva Elettronica, per essere definita tale, deve rispondere a tutti i requisiti di legge imposti dal Governo Italiano. Negli ultimi mesi, molteplici sono state le normative che riguardano il processo di dematerializzazione dei documenti, non ultimo quello che, dal 1° ottobre 2015, impone al settore Agroalimentare di avvalersi dei registri telematici.

FIRMA DIGITALE E MARCA TEMPORALE

In secondo luogo, la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, obbligatoria dal 31 marzo 2015, impone che i documenti siano conservati tramite Conservazione Sostitutiva Elettronica. Differente il caso dei privati, non vincolati all’emissione di fattura elettronica al di fuori della PA, che possono fatturare ancora con metodo tradizionale e quindi esclusi dal processo di conservazione, almeno fino al 1° gennaio 2017, quando il regime di fatturazione elettronica (opzionale) sarà esteso anche ai privati.

Perché sia legalmente riconosciuto, il documento informatico deve portare con sé delle caratteristiche particolari che lo collochino al medesimo livello di un documento tradizionale. Nel caso delle fatture, il documento deve essere firmato e marcato con un timbro. Se le fatture sono elettroniche, allora la firma diventa digitale e il timbro, una marca temporale (detta anche timestamp).

L’imposta di bollo va assolta in maniera virtuale, con comunicazioni periodiche da inoltrare all’Agenzia delle Entrate. Successivamente, entra in gioco la conservazione sostitutiva, che conferisce al documento le caratteristiche di autenticità e integrità a seguito dell’archiviazione sostitutiva.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: IL RUOLO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Tramite il processo di conservazione, il documento è archiviato in maniera veloce, con un grado di indicizzazione atto al reperimento rapido dei documenti presenti nel lotto di conservazione. Addio ai polverosi e voluminosi archivi cartacei: la conservazione sostitutiva digitale non comporta un risparmio solamente in termini di tempo, ma anche di denaro.

Non è più necessario che i documenti siano stampati, né che siano archiviati in obsolete cartelle. Come già spiegato, i documenti hanno bisogno di una firma digitale e di alcuni dati che ne permettano l’indicizzazione. In seguito a ciò, fatture e documenti informatici in genere saranno inseriti in un lotto di conservazione. La procedura si conclude con la firma del Responsabile della Conservazione, come disposto dalla delibera CNIPA n.11 del 2004: solo a questo punto la copia cartacea può essere eliminata.

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